バーチャルスタッフとの仕事に役立つ「超」便利ツール。

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バーチャルスタッフとスムーズに仕事をしたり、効率良く情報を共有するために、便利なツールを集めました。

データの共有、コミュニケーション、プロジェクトマネジメント、パスワードの共有、メルマガの発行など、使用目的別にまとめています。

*弊社で利用したことがあるツールは背景を黄色にしておりますので、是非ご参考に。

クラウドストーレージ

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Google_Drive_Logo.svgGoogle Drive (グーグルドライブ)

データー共有に欠かせないツール

弊社で「もっと早く使えば良かった!」と後悔しているサービスやアプリはいくつかあるが、Goolge Driveはその中でもトップ5に入る。標準装備のGoogle ドキュメント(GoogleのWord)や、Google スプレッドシート(GoogleのExcel)を合わせると、仕事で一番使っている。同じオフィスにいても、遠くは慣れていても、データを共有するのに「超」便利なオンラインサービス。
Gmailのアカウントを持っていれば、今すぐ 無料で15GB使用できる上、超大量のデータの保存が必要だったら、月$1.99(約220円)で100GB*追加購入することもできる。それでも外付けHDを買うより安いですし、持ち運びの必要がない。またGoogle Aps (有料サービス)を使用している場合は、無料で30GB*も使える。
手放せない最大の理由はGoogle ドキュメントとスプレッドシート。同時に複数の人が同じファイルを編集したり、コメントしたり出来ることは非常に効率的である。使用したことが無ければ是非!

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wetransfer_logowetransfer (ウィートランスファー)

データー送信ツール

wetransferを使うまでは、Emailだと重すぎるファイルを送る方法として、日本の「宅ファイル便」や「firestorage」などの送信サービスを使用していたが、要登録だったり広告が多かったりと使い勝手がシンプルではない。それに比べ、wetransferは送れるファイルの大きさ、相手がダウンロードした時の通知機能、シンプルな送信フォームなど、どれをとっても優れていて、無料で使用できるのが嬉しい。メッセージを日本語 で記入しても文字化けせずに相手に届くので、その点も安心。
あまりにも便利なので、データ送信ツールはこれ1本で仕事している

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ドロップボックス

DropBox (ドロップボックス)

定番のデータ共有ツール
世界で広く使われているクラウドストーレージ。専用フォルダにファイルをドラッグ&ドロップするだけで、共有・同期が可能である。通常無料で2GBだが、知人を招待するごと(最大32人)にストレージサイズを250MB増加できる。Gmailを持っていれば、Googleドライブの方が便利。

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OneDrive (ワンドライブ)

GoogleドライブのMicrosoft版クラウドストレージ。Hotmail、msnなどのMicrosoftアカウントを持っていれば、無料で15GB使用できる。またデータの共有だけでなく、Microsoft Officeを持っていない場合でも「Word」や「Excel」、「PowerPoint」のドキュメントの編集もオンライ上で可能である。有料版は100GB(月額1.99ドル)から。

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Hightail (ハイテイル)

wetransfer.comと同じようなデータ送信ツール。英語での使用になるが、有料オプションを選べば、長期間にわたりデータを保存したり、パスワードをかけたりする事も可能なのでファンも多い。2GBまで無料、15.99$/月という安価な価格で、容量無制限で使えるのが魅力的。

コミュニケーション

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Hangouts-LogoGoogle Hangout (グーグル ハングアウト)

Gmailあれば、無料でグループミーティングが出来る
Google Hangoutは最大15人まで無料でビデオや音声、チャットでコミュニケーションできるので、チームミーティングなどには欠かせないツール。またGoogleドライブとも連携しているので、画面共有やデータ共有することもできる。

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unnamedSkype (スカイプ)

Gmailあれば、無料でグループミーティングが出来る
世界で最も使われている無料通話ツール。有料オプションで固定電話や携帯電話にかけたり、Skype番号を取得することで特定地域の電話番号を使用できる。Google Hangoutと同じ機能を持っており、同様に広く使われている。

そのほか主流のサイト

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Google Voice

Gmailを使って、世界中に格安で固定電話や携帯電話にかける電話ツール。また固有の電話番号を取得することができ、電話転送なども可能。Skypeの有料版と変わらないが、Gmail内から使えるのがうれしい。

プロジェクトマネジメント

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asana_logo (1)asana (アサナ)

無料でプロジェクトマネジメント出来る超便利なツール
Facebookの「いいね」ボタンの発案者が独立して作ったプロジェクトマネジメントツール。15人まで無料で使用できる上、日々機能が増えていっているので、爆発的に利用者が増えている。VirtualStaff.jpの仕事もasana上で管理される事がほとんど。

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Trello-logo-on-mevvy.com_Trello (トレロ)

ボード方式に影響をうけたプロジェクト(タスク)マネジメントツール
タスクを1枚のカードとして作成し、ボードと呼ばれるエリア内でタスクを移動する事でプロジェクトの進捗状況を把握するツール。進捗ごとにボード内のカードを移動させていくのが楽しい。いろいろな使い方が出来る。

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yammer_logo (1)Yammer (ヤマー)

日報や社内の報告ツールとして便利
社内用Facebookと読んでいる人もいるが、VirtualStaff.jpでは日報ソフトとして使用している。無料で基本機能を提供しながら、有料で1ユーザー月額3ドルから利用できる。メッセージ投稿だけでなく、担当割り当て、ネットワーク内で公開・非公開グループ、ファイル及び画像の貼付け、タグ付けなど。

そのほか主流のサイト

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Gamba! (ガンバ)

Gamba!は、上司と部下を繋げ、情報の集約と共有をスピーディーに実現するマネージメントツール。日報としてでなく、「いいね」やコメント、読んだ人の足跡、コメントの通知機能など、コミュニケーションをとることもできる。また各自の目標を立てることもでき、達成率が目に見てわかる。45日間の無料体験もでき、料金は月額/518円から利用できる。

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Evernote (エバーノート)

Evernoteはノートを取るように情報を貯蓄するウェブサービス。メモを取りたいのに時間がなくてメモしきれない。過去のメモはメモ帳ごとなくてしまってもう探せない…… こうした経験があるなら「Evernote」は大いに役立つかも。無料から利用でき、テキスト情報にかぎらず、画像やPDFなどのデジタルデータを保存して、任意にタグ付けや別のノートブックごとに整理・共有することもできる。

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Salesforce

Salesforceは、世界最大のクラウド型CRM(顧客関係管理)プロジェクト管理ツール。日本国内大手の企業のみならず、全世界で10万社以上の中小企業まであらゆる業種の SFA (営業支援)、CRM (顧客管理)、カスタマーサポートに利用されている。マーケティング・営業プロセスを自動化することでコスト削減及び、より多くの顧客に効率的にアピールでき、売上・成約率・営業生産性や顧客満足度アップを実現している。利用企業からのご要望やアイデアは、年3回のペースで製品に反映、無償のバージョンアップで機能を追加している。本社は米国サンフランシスコのほか、ヨーロッパとアジアに拠点を置き、ニューヨーク証券取引所に上場。

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Basecamp

Basecampはクラウド型プロジェクト管理ツール。チームや社内でタスクを簡単に共有することができ、誰が担当しているか、進行状況などを確認することができる。登録が画面は英語ですが、言語設定を変えることによって日本語にも対応。ToDoリスト、メッセージボード、タイムログ、ホワイトボードなどでコミュニケーションがとれる。2ヶ月間の無料トライアルから始めることが可能。

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Infusionsoft

Infusionsoftは中小企業向けの急成長中のクラウド型CRM(顧客関係管理)プロジェクト管理ツール。このツールにより商品・サービスと企業の特徴を助け、さらなる売上を成長、時間を節約、中小企業の組織化を主に行っている。 1つのシステム内で販売からマーケティングまで自動化することができ、時間を節約し、生産効率を上げている。

オンライン決済や支払い

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paypal_logoPayPal (ペイパル)

オンライン決済の先駆けツール
PayPalは世界最大規模の海外オークションeBayの決済サービスとして、世界中に普及している。取引先にクレジットカード番号や口座番号を直接知らせる必要がなく、安全なサービスとされている。今PayPalなしでは、海外の消費者と取引するのが難しいというくらい浸透している。カード決済システムとしても使えるうえ、PayPalを使った支払い(送金)も出来るので、非常に便利である。

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Apple Pay (アップルペイ)

Apple Payは、iphone 6 から装備された支払いシステム。日本では未上陸ではあるが、米国では使用できるところも多く、世界に急激に広まると予想されている。Apple IDを持っていて、iTunes Storeにクレジットカード番号を登録しているユーザーであれば、その情報をコピーしてくることも可能。
特徴はAppleがユーザーのApple Payによる取引に直接介入しておらず、Apple Payによる利用によってAppleが得られるものは何もない。Apple Payの場合は手数料をユーザーからではなく、カードを発行する銀行から直接徴収する形をとっている。

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Google wallet (グーグルウォレット)

GoogleウォレットはGoogleによる電子決済システム。Google のサービスの支払いに使われる。デビッドカード、クレジットカード、一部ポイントカードやギフトカードにも対応している。今ではGmailをつかって送金する事も可能になってきている。

パスワード共有

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LastPassButton512x512LastPass (ラストパス)

最強無敵のパスワード共有ツール
LastPassはパスワード管理サービス。特徴として、①ランダムで難しいマスターパスワードを作成する。②安全なサーバーにパスワードを保存する。③LastPassを使っている他の人に実際にパスワードを教えなくてもを共有できる。④ログイン作業の際記憶させているパスワードを自動入力してくれる。このツールだけで週数時間節約し、どれ位のストレス軽減になったかは計り知れない。無料版の他に月$1の有料版がある。有料版の利点としては、パスワードを隠したまま共有する事ができるので、パスワードを管理している人は有料版を使うと便利。

メルマガ配信

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MailChimp-LogoMail Chimp (メールチンプ)

15人まで無料でプロジェクトマネジメント出来る超便利なツール
Mail Chimpはウェブ上で簡単にメルマガの配信や管理ができるEメールマーケティングの超便利ツール。メール配信だけでなく、開封率や誰がいつメールを開けたのかなどの分析もできるので、次回のメルマガ配信にはぜひ役立てたい。また配信リストも同時管理でき、メルマガ登録解除などがあった場合はリストから手動で削除する必要がない。無料なのに2,000件のメールアドレス、月に12,000通まで送ることができる。サイト自体は英語になるが、日本語でのメッセージ作成にも対応している。

そのほか主流のサイト

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AWeber

AWeber、Mail Chimp同様にメールの分析・管理ができる、Eメールを使ったオンラインマーケティングツール。多様なテーマの中から組み合わせて、簡単にメルマガをレイアウトすることができる。サイト自体は英語になるが、日本語でのメッセージ作成にも対応している。30日間の無料トライアルから始めることができ、月額19ドルから利用可能。

自動化(オートメーション)

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Zapier

Zapierは各種Webサービス同士を連携させ、様々な自動化を助けてくれるサービス。250 以上のサービスに対応している。会議のリマインドやGoogleカレンダーとの連携、日報のお知らせ等もこのZapierを使って連携させると自動的でメール連絡してくれる。ただメールでお知らせしてくれるだけでなく、状況に合わせて件名や送信者名とアドレス、受信者、本文、添付ファイルまで細かく設定可能。AsanaやYammerなどに書いたことをまたメールでリマインドする必要がなく、virtualstaff.jpでもバーチャルスタッフ同士の情報共有の強化に使用している。

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IFTTT(イフト)

IFTTTとは「If This Then That」(アレをしたらコレする)の略。「レシピ」と呼ばれる動作を設定するだけで、連携・自動化することができる。Facebook、Evernote、Weather、Dropboxをはじめ、160種類以上のwebサービスに対応。例えば、「Pintarestで”ピン”した画像をFacebookでシェアする」「Facebookのプロフィール画像を変更したら、Twitterのプロフィール画像も変更する」などといったことを設定できる。SNSやwebサービスをいくつも利用している方には、ぜひ利用して頂きたいサービス。

英語文章の分かりやすさを確認するツール

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Hemingway Editor

英語の文章を書いてみても、実際に読みやすいのかわからないですよね?スペルの直しくらいはスペルチェッカーでわかるけど、文章が読みやすいかどうか、理解しやすいかどうかは別。これまでは確認できなかったことでも、Hemingway Editorに貼り付けることで、文ごとに非常に分かりにくい、分かりにくい、簡単にするべき単語、もっと簡単にすべき単語、必要ない副詞、受動態(最小限使ってもいいが多いと分かりにくい)箇所などをハイライトし、文章が分かりにくいところが瞬時に分かる優れものツール。最近発見したが、今後重宝しそう。

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The Readability Test Tool

上のHemingway Editorと同様、英語の文章のレベルを確認するツールです。The Readability Test Toolでは、Hemingwayとは異なり、文章全体のスコアを表示し、アメリカの教育システムで何歳以上の子供に分かる文章か分析してくれます。なお一般的に、大人向けの文章でも、通常は11-14歳(6-8年生)に合わせるのが、最も分かりやすい良い文章とされています。

*順番としては、最初にHemingway Editorを使用し文を修正してから、次にThe Readability Testにかけることをお勧めします。