バーチャルスタッフ雇用時 の4つのリスクと予防法

バーチャルスタッフ雇用時 の4つのリスクと予防法

興味はあるけど不安なバーチャルスタッフ

バーチャルスタッフを使った「新しい雇用方法がある」という話をすると「そのようなことができるなんて知らなかった。すごく勉強になった!」と多くの方が興味津々な反応を示してくれます。

しかし、実際にバーチャルスタッフに仕事を任せるとなると不安を感じることが多いようです。スタッフの雇用は、どのような場合でもリスクを伴います。その上同じ場所で仕事をしていないとなると、いろいろと気をつける必要があります。

そこで今回は、 バーチャルスタッフ雇用時 に、不安を感じる原因となるリスクについて一緒に考え、そのリスクを最小限とするための予防法を紹介します。


リスク1 連絡が途絶えてしまう


クラウドソーシングサイトなどを使い、仕事の発注後、急に受注者であるバーチャルスタッフが途中でいなくなったり、連絡が取れなくなったりするかもという不安を感じる方は多いと思います。このリスクは確かに存在します。実は、私も今まで数十人採用した中で、1度だけありました。

その方とは初めての仕事でした。納品後にファイルをMacで作動した際にバグが見つかり、修正をお願いすることになりました。しかし、何度かのやり取りの後、突然その方と音信不通になってしまったのです。最終的にはクラウドソーシング会社に相談することに。会社側からも受注者に連絡をしていただき、最終的には受注者本人から謝罪の連絡がありました。仕事は無事に終わりましたが、正直気持ちがいいものではありませんでした。

バーチャルスタッフだからと気軽に考え、提案された料金だけを見て、しっかりと候補者をスクリーニングしない人もいるでしょう。しかし、アルバイトや社員の雇用時と同様に、どのような人なのかという見極めと、綿密なコミュニケーションは大切です。下記のようなことに気をつけると、急にバーチャルスタッフと音信普通になる可能性はほぼゼロに近くなると思いますので、ぜひ参考にしてください。

予防方法

・評価システムのあるクラウドソーシングサイトで評価と実績が高い人を選ぶ

クラウドソーシングサイトで高い評価と実績を積み上げてきた人には、それを維持したいというモチベーションがあります。過去の実績を1回の仕事で崩したくないという心理も働き、しっかりと報連相するので、音信不通のような状態になることは稀です。

・責任感が強い人を雇う

プロフィールの文章から、ある程度読み取れます。例えば私は、自信がなさそうな人は採用しないようにしています。また、クラウドソーシングサイトで本人確認されている人の方がしっかりしている傾向が強いように思われます。

動画通話で信頼関係を築き、仕事が重要であることを理解してもらう

弊社の場合、必ずSkypeGoogle Hangoutなどを使って、面談をしています。今後のブログでも紹介する予定ですが、働いている場所(入り口や看板などの外観)、オフィスの様子、働いている人たちを動画で紹介することで、同じチームで一緒に働いているという意識になっていただけるように面談をすすめます。さらに自社がどういう会社で何を目指しているのかを伝えます。単に「タスクをこなして、お小遣いを貯めたい」から、「この会社で働きたい」という明確な気持ちを持っていただくのが私の目標です。

・予算を安すぎる金額にしない

提案金額は人によって大きな開きがあるので、とにかく安い料金を提示している人にひかれがちです。金額と責任感は(絶対ではありませんが)ある程度比例するため、低価格でも引き受けてくれる理由をきちんと考えてから採用を決めることをおすすめします。

・重要な仕事の場合は、予備の連絡先も聞いておく

これまで、私はやってきていなかったのですが、万が一連絡が取れなくなった時の予備の連絡先をお互いに共有しておくと良いと思います。災害に巻き込まれることもあるので、そういった時の安心材料にもなります。


 リスク2 パスワード(ログイン情報)の管理


最近はクラウドサービスを使って、仕事をすることが増えてきました。そのような場合、ログイン情報が漏れてしまうリスクは決して無視できません。例えば、Eコマースサイト、Google Apps やその他様々なクラウドサービスにログインしないと仕事にならない場合にどうやってパスワードなどを教えますか?

Eメールを使ってログイン情報を相手に送っていることはありませんか? もしEメールがハッキングされてしまうと、非常に危険です。だからと言って、ログイン情報が漏れるリスクを心配し、自分一人で全ての仕事を抱え込んでしまっては、業務が回りません。バーチャルスタッフのアカウントを作成し、安全な方法でその情報を共有する必要があります。

予防方法

・パスワード管理(共有)ツールを使う

このリスクを限りなくゼロにするために、パスワード管理(共有)ツールを使う手があります。ほとんどの方は、パソコンやインターネットのブラウザにパスワードを保存する方法を聞いたことがあっても、パスワード管理(共有)ツールについては聞いたことがないのではないでしょうか?

私たちVirtual Staff.JP では、ラストパス(LastPass)という「超」便利なツールを毎日使用しており、とても重宝しています。次回のブログではこのラストパスの使い方を動画を交えて紹介しますので、お楽しみに。


 リスク3 情報漏洩


機密漏洩に不安を感じバーチャルスタッフの雇用を避ける企業も多いと聞きます。オカムラ製作所オンラインインタビューでもわかるように、特に経理の仕事などでは二の足を踏むことがよくあります。クラウドソーシング会社もそれを理解しており、できるだけ不安が取り払えるように色々なシステムを導入しています。

情報漏洩のリスクを減らす予防法をリストアップしてみましたので、ぜひ参考にしてください。

予防方法

・求人に明記する

当たり前のことかもしれませんが、「自社は機密保持に真剣です」という姿勢をしっかり見せることが大切です。そのため求人欄にも「機密保持契約を結んでいただく」と明記すると良いでしょう。

NDA 機密保持契約を結ぶ

例えばクラウドワークス社では、候補者と契約時に、サイト内でこのような機密保持契約(NDA)を結ぶことができます。重要な場合には自社で用意し、契約時に署名・捺印をしてもらうことも予防法としては有効です。

・機密を扱う場合、本人確認がされている候補者かどうか確認する

ほとんどのクラウドソーシングサイトでは、受注候補者(登録者)の本人確認をしているかどうか確かめることができます。本人確認をしている人との方が安心感が高まる場合が多いです。

海外にお住いの方など、本人確認がうまくできないケースもあります。私もできなかった経験があり、決して、本人確認ができていない=怪しいと言うわけではありません。


リスク4 著作権&知的財産権の侵害


私には、ロンドンで靴のデザイナーとしてフリーランスの仕事をしている友人がいます。靴の新作アイディアの作成時には、そのデザインをポートフォリオや自分のサイトなど、外に出さないように口を酸っぱく言われるそうです。

記事のライティングやデザインを依頼するお仕事では、他のサイトからの文章のコピペや、デザインの盗作をしないように予防線を張っておくことも大切です。

予防方法

・求人、契約書、面接などの機会に必ず触れる

お仕事に応募してきた人の中には、知的財産権や著作権に少々疎い人もいることを覚えておきましょう。自社のために作成した内容を他の目的で使用することを禁じることや、他者の著作権を侵害するような行為を禁止する旨を求人欄、契約書(契約書や誓約書を別途用意している場合)、Skypeなどのコニュニケーションの際に触れるようにすると良いと思います。


まとめ


少々長くなりましたが、本日は、安心してバーチャルスタッフを雇用するためのヒントとして「バーチャルスタッフを雇用する4つのリスクと予防法」についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか?

人を雇うということは、リスクがつきものです。一緒の場所で働く正社員特有のリスクもあれば、レジ打ちなどのアルバイトさん特有のリスクもあります。バーチャルで仕事をお願いする場合も同様ですが、きちんとそのリスクを知り、予防しておくことで「安心」した仕事関係が築けるのです。

最後に、クラウドソーシング会社が安心への取り組みというページで不安なくサービスを利用するための機能を紹介していますので、ぜひご覧になって下さい。大手はこのようなサービスを行っていることが多いので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

今回の記事に関する質問などございましたら、TwitterやEメールでお気軽にお知らせください。

 

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