「スカイプ」使い方ガイド

安心できるビジネスツール「Skype」の価値と使い方ガイド

国境を越えるビデオ通話ツールのスカイプ

無料の音声やビデオ通話のツールとして、世界中で使用されている定番のソフトSkype(スカイプ)。国内外でもよく知られており、すでに利用されている方も多いと思います。特に海外では、お互いが遠く離れている場合が多く、「スカイプする」が動詞として普通に使われるほど一般的になっており、長距離電話を使っている人は年々減っています。

日本のビジネスでは主流になってはいませんが、アメリカやヨーロッパではSkypeGoogle Hangoutといった無料ビデオ通話ツールを使うことは珍しくありません。これは、コストの節約になるだけではなく、相手の顔を見ながら話せるので、コミュニケーションの質が上昇するといった大きなメリットがあるのです。

近年の日本ではデータや連絡のやり取りはチャットワーク、無料通話ではLINEを使用することもありますが、海外とのコミュニケーション手段としてSkypeGoogle Hangoutはとても優秀です。そのため、弊社でもバーチャルスタッフとのやりとりに毎日使用しています。今回はこの二つのツールのうち、Skypeについてお伝えしようと思います。


 バーチャルスタッフとSkypeで連絡をとる最大の理由


ベストセラー書籍『人は見た目が9割』にもあるとおり、対人コミュニケーションにおいて、相手に好印象を与える手段としては表情やボディーランゲージによる視覚情報が1番と言われています。また、それだけでなく顔を会わせることは、安心感を得られたり、仕事の行き違いをなくしたりすることができることからも、大きな企業でも顔出しをするオンライン通話が導入されてきています(ホッピービバレッジの例)。

弊社では、バーチャルスタッフとコミュニケーションをとる際、国境を超えていることもあるため、あまり顔を合わせる機会がありません。そのため、できるだけSkypeGoogle Hangoutのようなツールを使ってコミュニケーションするよう、スタッフ全員に推奨しています。月1回の全体ミーティングや2週に1度のスプリントミーティングでは、地球の反対側にいても必ず相手の顔を見ながら話すようにしています。

 これは、メールや電話だけの場合のコミュニケーションとは全く違います。

私が最初に採用したバーチャルスタッフは、仕事開始後1年くらいはメールだけのやりとりでしたが、その後、コミュニケーションをビデオ通話に切り替え、顔を合わせるようになりました。それからは、急にお互いの信頼度が高くなり、ずっと近くで仕事をしている感覚になったのです。任せられる仕事も増え、その方のスキルについても良く知ることができ、もっと早くビデオ通話を活用すべきだったと、今では少し後悔しています。


 バーチャルスタッフの採用を成功させるヒント


私たちが、バーチャルスタッフに対して、「この人で大丈夫だろうか?」と思いを持っていると同じように、バーチャルスタッフ側も「このクライアントは変な人ではないだろうか?」という不安を持っているものです。

 その不安を取り除く1番良い方法が「顔を見せる」ことなのです。

弊社では、新しくバーチャルスタッフの面接をする場合、重要な仕事であれば、必ずノートパソコンのカメラを使用して顔を合わせて少しお話してから、オフィスの外の通りに行き、自社の外装を見せながら、弊社の外観やどのような場所にあるのかを紹介し、それから中に入って、オフィスの中を案内します。

ほとんどの会社はここまでしませんが、初めてのやりとりからスムーズなコミュニケーションがとれるため、一気に両サイドの不安が解消され、採用の際には、お互い信頼できる関係からスタートが切れるのです。是非この手法を使ってみてください。


Skype使い方ガイド


前置きが長くなりましたが、実際にSkypeの使い方について、2本の短い動画マニュアルを作成した。こちらをご覧下さい。

・Skypeの登録方法について

上の動画では、Skypeに自分のアカウントを作成する方法をお伝えしています。

・Skypeのかけ方と画面共有について

上の動画では、Skypeのソフトを自分のパソコンにインストールし、知人にビデオ動画をかけるところまでお伝えしています。

・Skypeから固定電話にかけるには?

Skypeには、格安で世界中の固定電話に電話をかける機能も備わっています。そのため、相手がSkype導入していない場合でも通話ができます。

2015年5月現在、Skypeのウェブサイトにはプリペイドと月額プランがあります。(プリペイドだと2.26円~/固定電話にかけ放題の月額プランだと130円/月〜)様々なシーンで役立つツールです。なお有料プランを使用しても、Skype同士の会話は無料のままです。

 

最後におまけですが、Skypeは、2011年に買収され、マイクロソフトの一部になりました。このことからも特に、One Drive,Outlook,Office365といったマイクロソフトのオンライン商品を使用している人には使いやすくなったのではないでしょうか。

なお、他のブログでも改めて触れる予定ですが、Google Hangoutは、ビジネス用のグーグルアカウントGoogle Apps の1つですので、GmailGoogle Driveなどを使って、仕事を共有する場合に役に立ちます。

 

— 本文に出てきたリンク—-

  • Skype – スカイプ
  • Google Hangout – グーグルハングアウト
  • チャットワーク – 日本人のみのチームなら便利
  • LINE – 少しずつ海外でも使用されるようになったコニュニケーションツール
  • Google Apps – 500円〜のビジネス用のグーグルアカウント(自社ドメイン使用可能)
  • One Drive – Microsoftのクラウドストーレージ
  • Outlook – Microsoftのメールツール
  • Office365 – つねに最新のOfficeが利用可能
  • Gmail – Googleのメールツール
  • Google Drive –  Googleのクラウドストーレージ