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時間を生み出すバーチャルスタッフ 〜忙しい人へのアシスタント/個人秘書雇用のススメ〜 その2

時間を生み出すバーチャルスタッフ 〜忙しい人へのアシスタント/個人秘書雇用のススメ〜 その2

バーチャルスタッフを雇用する前に

前回のブログでは、個人であれ企業であれ、「自分や自社にとって最も重要な仕事」に時間と気力を最大限費やすためにバーチャルスタッフの雇用をお勧めしました。それに加え、バーチャルスタッフ用人材紹介会社を経営する英国人起業家クリス・ダッカー氏の『Virtual Freedom』を取り上げました。

それでは実際にどのような仕事をバーチャルスタッフに任せると効果的でしょうか。猫の手も借りたいけれど、急に考えても何も思い浮かばない・・・。そんな方への最適なエクササイズを紹介します。


 バーチャルスタッフ雇用のためのヒント


皆さんの性格や立場、スキル、役職(求められる結果)、業務内容、社風、チーム力は様々です。それゆえ、どのような人材が適切で、どのような仕事の依頼が最も効果的であるかは異なります。つまり、「答え」を導くのは皆さん自身です。そのために便利な方法が『Virtual Freedom』で紹介している「The 3 lists to freedom*」というエクササイズです。

今回のブログでは、私なりに「The 3 lists to freedom」を参考として、日本人向けに3つの質問を作りました。自営業や起業家ではない方も、これらの質問に答えてみてください。1人で仕事を抱え込まず担当の部署に分業したり、アシスタントや個人秘書をバーチャルスタッフに任せることで社内スタッフの負担を和らげるでしょう。業務効率アップへのきっかけにもなります。

さらには、友人や家族など、身近な人があなたをどう見ているかを知ることができれば、今まで知らなかった自分の側面が発見できます。余裕があれば、自分で考えるだけではなく、他の人が自分に抱く印象も聞いてみましょう。


 自由になるための3つのエクササイズ


exercise1. 自分が「嫌いな仕事」を挙げてください。

苦痛やストレスを感じる作業や嫌いなタスクを具体的に、思いつく限りピックアップしてみてください。データ入力、資料作成など何でもかまいません。

 

 

いくつ思い浮かびましたか?

 

 

1、2つしか浮かばない人はもっとがんばりましょう。10個以上はあるはずです。例えば、私の場合、領収書の整理や集計、商品の支払い状況の確認作業、日本語から英語への翻訳作業、データ入力、予約作業、などが当てはまります。

よく思い出してみると後回しにする傾向があったり、締切ギリギリまでやる気が出なかったりするタスクや、考えるだけでも胃がきりきりする作業などがあるはずです。取り掛かってしまえばスイスイ出来るにもかかわらず、始めるまでに時間がかかる、集中できない、全く楽しくない。そんな気持ちになる仕事は誰にでもあるものです。

自分が不快感を抱く仕事があることを認めるのは、誰でもあまり気持ちが良いものではないでしょう。特に、我慢強い日本人には、苦痛に思っていることを表に出すのは性に合わないかもしれません。この質問は、ちょっと難しかったでしょうか。あまり思い浮かばなかったら、最後にまたこの質問にもどって来ても良いでしょう。

exercise2. 自分が「苦手な仕事」を挙げてください。

誰でも得意な仕事と苦手な仕事があるものです。普段、自分の苦手なことを意識する機会は少ないかもしれませんが、ここで少し考えてみましょう。

この場合、好きか嫌いかは置いておいてください。デザインを考えることが好きでも、実際にはデザインセンスがあまりない人は結構いると思います。これと同様に自分の得意分野でなかったり、上手なやり方を知らなかったりすることはないでしょうか? 始めてみたら思ったより時間がかかってしまう、周りからあまり良い評価がもらえない、昔から不得意だった、などをヒントに考えてみてください。

 

exercise1と同様、10個以上思い浮かべてみましょう(exercise1の答えと同じでもOKです)。

 

私の場合、WEB サイトの作成、自社デザインの考案や作成、画像・動画編集、文章の校正、スケジュール管理、などが当てはまります。

exercise3. 自分が「必ずしもやらなくてもいい」と感じる仕事を挙げてください。

「自分がやらなくても成立しただろう」と感じる仕事やタスクを思い出してください。好きな仕事や得意な仕事でも、自分の時間を割り振るべきではないものもあります。それらに時間が取られることで、責任を全うしなければならない「最も重要な仕事」が中断されたり、後回しになってしまった経験は誰にもあるはずです。

帰宅後も仕事のE メールが送られてきますし、TwitterやFacebook などのソーシャルメディアからは、頻繁にツイートやコメントが入ります。帰宅後や休暇中、つい急ぎではない仕事のメールやSNS の対応をしてしまいませんか?それでは思う存分、家族や友達との時間を楽しめませんよね。

 

exercise1と2同様に考えてみましょう。

 

例えば私の場合、SNS やウェブサイトの更新、メルマガの予約投稿などの定期的なタスクから、営業事務、ウェブサイトのバグの修正、備品の調達、オンラインリサーチなどの不定期なタスク。そしてデザイン入稿の作業、発送住所の確認、見積書・請求書の発行、発送メールの送信、SNSの更新や管理、メルマガ管理、文章校正、オンラインリサーチ(調べ物)、消耗品の購入、などが当てはまります。


 仕事の整理をおこなう


さてここまでの質問に答えることで、30 個ほどの仕事が集まったのではないでしょうか。次に、この作業やタスクを整理しましょう。

ソフトやアプリなどで簡単に自動化できる仕事は、上のリストから外してください(当サイトの仕事に役立つ「超」便利ツールを参考に、お時間が少しできた時に適切なソフトウェアでの自動化をお勧めします)。

残った項目については、実行に必要なスキルでグループ分けをおこないます。例えば、連絡事項や資料整理、オンラインリサーチ(調べ物) や庶務またはアドミンスキルが必要なものは、総務・アドミン・事務。翻訳や日本語以外の言語のやりとりが必要な物は、言語コミュニケーション。画像の編集やチラシの作成でしたら、グラフィックデザイン。その他、ウエブデザインSEOプログラミング営業経理、翻訳など、グループにまとめてください。

各グループは、それぞれ必要なスキルを表していますので、次は、グループ同士を比べます。あるグループの仕事がもし今すぐ完了されるとしたら、自分の負担がどれくらい減るかを考え、その影響が一番大きいグループを割り出しましょう。


 いよいよバーチャルスタッフ探しへ


作業・タスクの整理によりグループが特定できたら、その分野の仕事ができるバーチャルスタッフをクラウドソーシングサイトなどから探せば良いのです。

バーチャルスタッフを探すにあたって、デザイン作成のような1度限りのタスクならコンペ型、人海戦術ならタスク型、短期間ならプロジェクト型、終わりが分からない仕事であれば時給型をお勧めします(*この辺の話は、『45分でわかる! 海外と取引を始めたい人のクラウドソーシング 入門編』(無料E-book)に詳しく説明していますので、是非ダウンロードしてみてください)。

なお、先に作成したリストにはバーチャルスタッフが出来ない仕事やタスクが含まれている可能性があることに注意しましょう。

例えば、お弁当の買い出しや事務所の掃除は、遠くに住むバーチャルスタッフには残念ながらできません。しかし、ネットや電話で皆さんのお弁当の宅配を頼んだり、必要な掃除用具をネットで注文したり、清掃業者をリサーチしたりすることで、問題の解消に一役買うことは可能です。

 

さて、2週間にまたがり、重要なお仕事やご自分のプライベートを大切にするために、「時間を生み出すバーチャルスタッフ 〜忙しい人へのアシスタント/個人秘書雇用のススメ」をお伝えしてきました。ぜひ本日説明した方法で、ご自分の仕事の整理と優先順位づけを行い、様々な角度からバーチャルスタッフの活用法を模索・検討してみてください。

 

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